ТОП 5 СЕРВИСОВ УДАЛЕННОЙ РАБОТЫ

Дата обновления статьи 06.09.2023 г.

Если Вы решили перейти из офиса на удаленную работу, сейчас это как никогда актуально, то Вам потребуются знания о сервисах, которые позволяют не только подключаться из любой точки мира и с любой техники, но и обладают рядом возможностей, которые мы рассмотрим в нашей статье.

GOOGLE DOCS

Онлайн офис, в котором, Вы можете хранить таблицы, документы, презентации, фотографии. Можете определять лиц, которые будут видеть эти документы, указывая email – адреса ваших коллег и сотрудников. Вы можете также отправлять ссылку, тем кому необходимо ознакомиться с информацией, загруженной на Ваш портал или же оставить документ открытым, видимым для всех пользователей сервиса. В данном сервисе есть возможность настройки уровня пользователя, например, редактировать документы, только просматривать, перемещать или же полный доступ ко всем параметрам работы с документом. В деловой практике, отправка ссылок на Google docs считается хорошим тоном, потому используйте сервис в общении с клиентами или партнерами по бизнесу.
Рассмотрим подробнее формат работы данного сервиса.

Первым делом открывает Гугл диск и проходим по кнопке «Документы» на портал Google docs, мы попадаем на главную страницу, на ней представлен полный список документов, который Вы когда-либо создавали в Гугл, либо которые Вы закачали в Гугл с локального компьютера. Этим списком можно управлять, сделать это можно из вкладки «Мои коллекции», либо щёлкнув напротив необходимых Вам документов и нажав на папку «Упорядочить», Гугл Вам предложит перераспределить документы в ту или иную коллекцию. Если у Вас еще нет коллекции, её необходимо создать.

Как это сделать?

Выбираем вкладку «Мои коллекции», и нажимаем на пиктограмму папки с плюсом, открывается окно, где Вы должны придумать имя новой коллекции, допустим назовём её «Рабочая 1», нажимаем «Ок» и на главной странице мы видим папку «Рабочая 1». Также она будет доступна Вам из вкладки «Мои коллекции».
Теперь выбрав необходимые Вам документы из списка, Вы можете перенаправить их в Вашу папку. Для этого, нажимаем на «Упорядочить» и отмечаем галочкой в какую коллекцию Вы хотите добавить ваши рабочие материалы, указываем «Применить изменения» и материалы попадают в соответствующую папку.
Особенностью Гугл документов является, как мы уже отмечали ранее, совместный доступ к документам. Рассмотрим подробнее каким образом это осуществляется.

Допустим Вы хотите настроить совместный доступ пользователей к определенному документу, то Вы щёлкаете по нему, отмечаете его бокс галочкой и нажимаете право кнопкой мыши на сам материал, там есть вкладка «Совместный доступ», Вы её выбираете и появляется окошко предоставления совместного доступа. Первоначально доступ к документу имеет только его владелец, то есть в данном случае только Вы. Однако, если Вы хотите добавить пользователей, чтобы они могли его просматривать или редактировать, нажимаем на «Изменить», и выбрав одну из соответствующих категорий либо «Пользователи, имеющие ссылку» либо «Общедоступно в Интернете». Далее если Вы отметите галочку «Изменять может любой пользователь», то редактировать конкретный документ сможет любой человек из сети, вход в аккаунт Гугл требоваться не будет. Данную настройку специалисты выбирать не рекомендуют, дабы уберечь ваши материалы от случайного удаления. Настраивайте доступ для определенных людей, использую окно «Добавить пользователей», добавлять можно только тех, кто имеет аккаунт Гугл.

Вот таким образом осуществляется настройка основных функций данного сервиса. У сервиса помимо тех функций, что мы рассмотрели имеется ещё огромный функционал, заходите, знакомьтесь, работайте.

EVERNOTE

Многие слышали об этом сервисе, онлайн блокнот, в котором Вы можете вносить заметки, также прикладывать документы, ссылки, синхронизировать данные на всех Ваших устройствах. Данный сервис контактирует с Google docs, соответственно Вы можете привязывать любые материалы. Evernote имеет версии как для компьютера, так и для телефона.

Рассмотрим основные возможности более подробно.
Первым дело скачиваем программу на официальном сайте, для этого Вам нужно выбрать пакет, который устроит Вас для работы. Программа имеет несколько пакетов, как бесплатного пользования (Basic), так и платные сервисы с более расширенными возможностями использования.

Выберем для примера бесплатный вариант. Нажимаем «Создать аккаунт», вводим свою электронную почту и придумываем пароль для входа. Вначале работы с программой мы с Вами создадим блокнот.

Итак, открываем программу, ищем плюс, нажимаем на него, появляется окно «Новый блокнот», вбиваем название, например, «План № 1» и у нас с Вами появился блокнот, кликаем его, теперь он будет уходить вниз на разные заметки. Создаем в нём заметку, нажимаем «Новая заметка», указываете цель и задачи на сегодняшний день или встречу, или что Вам необходимо, всё, ничего сохранять не нужно, сервис автоматически производит сохранение текста. Далее вы можете создавать заметки с любых размеров текстами и картинками (прикрепив файл и добавив с рабочего стола заранее подготовленное изображение в формате jpeg), если это необходимо, можете добавлять таблицы и редактировать их.
Работа с данным сервисом достаточно проста и не требует специальной подготовки.

JOXI

Программа для создания скриншотов, это очень удобный сервис, когда Вы просто делаете скриншот экрана в программе и отправляете Вашему клиенту или партнеру ссылку, он её видит и не перезагружает свой компьютер. Так же вы можете дополнять конкретный документ какими-либо обрамлениями, стречками, для того, чтобы указать на нужные вам моменты.

Разберемся в тонкостях работы с данным сервисом.
Для начала скачиваем программу на свой компьютер или планшет, в котором планируете работать.
Допустим мы с Вами смотрим вебинар и хотим сделать скриншот части экрана. Чтобы приступить к работе мы должны быть уверены в том, что наша программа уже запущена, проверить это можно посмотрев в правый нижний угол экрана компьютера и увидев там значок Joxi, мы нажимаем на него правой кнопкой мыши, появляется окошко с выбором либо «Полностью экран», либо «Фрагмент экрана», мы выбираем второе. Окошко должно потемнеть, далее выбираем тот объект, который нам нужен (зажимаем левой кнопкой мыши и тянем до того момента сколько нам требуется). Полученный фрагмент сразу можно отредактировать, выделив ну информацию, которая Вам необходима. Над фрагментом появилась панель инструментов: карандаш – если Вы хотите что-то нарисовать, надпись – если Вам нужно добавить какую-то текстовую информацию, выделение в форме разных фигур, указательные линии и стрелки (Вы можете менять цвет и размер указателей), нумерация, функция размытие – используется, если к примеру, Вам нужно убрать информацию, которую не должен знать получатель. Если допустили какую-то ошибку, в программе есть кнопки возврата в виде стрелочек вперед и назад. После окончания редактирования, Вам нужно сохранить полученный слайд, нажимаете значок галочка и скриншот сохраняется в программе Joxi, если Вам нужно сохранить картинку на рабочий стол Вашего компьютера, то нажимаем на стрелочку и выбираем «Сохранить» и указываем ту папку куда будем сохранять слайд, также можно сразу же опубликовать полученный слайд в социальных сетях (Вконтакте, Твитер, Facebook).

TRELLO

Система управления проектами и небольшими командами. Сама система подразумевает, что это работа с карточками-стикерами, которые можно перемещать, изменяя статус Вашего проекта, добавлять ссылки Google docs, прикладывать документы, назначать исполнителя, ставить приоритетности задач, менять карточки, когда задачи выполнены, существует большой набор инструментов, который подойдет как для командной работы, так и для исполнения своих проектов.

Рассмотрим инструкцию к данной платформе.
Скачиваем на официальном сайте программу, заходим в неё и первое что мы видим это доски. Их много, каждая доска для определенной задачи. Откроем начальную доску, и мы видим списки, это как раз и есть Ваши задачи. Как их организовать. Лучший способ – воронка. Есть воронка продаж, когда скажем, даётся информация сколько у вас подписчиков, сколько подписалось, сделало заказ и приобрело Ваш товар или услугу. Тут тоже самое только с проектами и целями и задачами. То есть допустим, слева будет название доски «Идеи», вторая доска «Поставленные задачи», третья доска «Задачи на исполнении», четвертая «Исполненные задачи» и в заключении вопросы или проблемы. На данном портале сразу Вам даются подсказки как работать с той или иной доской и какие возможности она имеет. Каждая доска имеет ряд карточек (подпунктов ваших задач), когда та или иная задача выполнена вы перетягиваете карточку в следующий ряд, также карточку с ненужной задачей можно удалить.

Если Вы являетесь работодателем и Вам нужно зарегистрировать своего сотрудника или Вашего партнера по проекту. Как это сделать? Вы находите кнопку «Поделиться Trello» и нажимаете на неё, внизу страницы появляется ссылка, копируем её и отправляете тому человеку, которого привлекаете в сервис. Ваш сотрудник подключен, теперь он может активно добавлять свои идеи, задачи, задавать вопросы.

Для дополнительных предложений от сотрудников, есть возможность создать новую графу, щёлкнув справа на плюс и добавив новое раздел, назовём его «Предложение», теперь каждый член команды может добавлять туда свои идеи. Если предложение будет одобрено, Вы так же можете перетаскивать карточки на любую доску.
На каждую карточку с задачами можно дополнительно навешивать смайлики, ели хотите оценить качество выполнения, задачи можно ранжировать от более важной к менее важной с помощью цветных стикеров, можно использовать дополнительные инструменты к примеру: календарь, для большей наглядности, обозначая окончательный срок выполнения данной задачи. И многое другое.

КОМАНДНЫЙ ЧАТ SLACK

Чем он отличается от обычного чата? Он имеет возможность интеграции и с Trello и с Google docs, также можно разграничить историю обычной рабочей переписки, так и личной, для каких-то индивидуальных задач.
Первое в чём преимущество данного сервиса, тут только Ваша команда, никакой рекламы и подобного мусора. Сотрудники не теряются в переписке между друзьями и работой, это даёт большую фокусировку во время работы. Вы регистрируете компанию в Slack, приглашаете в неё сотрудников. При этом если Вы работаете несколькими командами или компаниями Вы можете переключаться между ними. Переключаясь с одной на другую у Вас меняется абсолютно всё, все инструменты будут отдельно. Следующая важная возможность портала — это канал общения, их может быть несколько, скажем канал для обсуждения юридических вопросов, технических вопросов, финансовых вопросов, идей и предложений и так далее.

Масса возможностей есть у этого сервиса. Подключайтесь, осваивайте и работайте.

Самое важное во всех этих сервисах, когда Вы работаете в проекте, это интеграция, все сервисы пересекаются между собой и Вам не нужно на каждой платформе создавать новые документы тратя на это своё драгоценное время. Поэтому это тот минимум которым должен владеть каждый, кто думает об удаленной работе, когда Вы перейдете на фриланс, возможно Вы будете пользоваться своими сервисами, которые приняты именно в Вашей компании. Мы дали вами информацию ТОП-5 тех сервисов, которыми пользуются практически все компании, поэтому если Вы пока только задумываетесь об удаленной работе, изучите каждый из этих сервисов.

Удачи!

P.S. По вопросам сотрудничества, предложения, вопросы и связь с администратором сайта www.ktoskazal.site по E-mail: ktoskazale@gmail.com